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Politique de protection des renseignements personnels

GÉNÉRALITÉS

Les Services de Gestion Quantum ltée fournissent aux clients des solutions globales de recrutement et orientent les candidats vers de nouveaux défis de carrière.

Notre siège social est situé au:

2000, avenue McGill College
Bureau 1800
Montréal (Québec) H3A 3H3
Téléphone: (514) 842–5555
Télécopieur: (514) 849–8846

Nous nous engageons à protéger la confidentialité des renseignements personnels concernant nos clients et candidats en nous conformant aux lois et règlements sur la protection de la vie privée du Canada, du Québec et de l'Ontario.

Dans cette politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement concernant une personne identifiable, à l'exception du nom, du titre, de l'adresse ou du numéro de téléphone au travail d'un employé d'une entreprise :

  1. L'âge, le nom, les numéros d'identification, le revenu ou l'origine ethnique
  2. Des opinions, des évaluations, des commentaires ou les mesures disciplinaires
  3. Les dossiers d'un employé, les dossiers médicaux, l'existence d'un différend, l'information sur les intentions d'une personne (p. ex. l'intention de changer d'emploi)

Norme – Les principes fondamentaux des pratiques équitables de traitement des renseignements

Responsabilité

Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels en notre possession au sujet des clients, y compris les renseignements personnels confiés à nos filiales, sociétés d'un même groupe, agents, mandataires et concessionnaires pour l'administration, la gestion des dossiers et à d'autres fins commerciales raisonnables.

  1. Notre officier à la confidentialité a été désigné pour surveiller le respect de cette Politique. Nous pouvons déléguer à d'autres personnes le pouvoir d'agir en notre nom ou d'exercer certaines fonctions de notre officier à la confidentialité ou d'assumer la responsabilité de la gestion au quotidien de la collecte et du traitement des renseignements personnels.

  2. Nous utilisons des conventions appropriées ou d'autres moyens qui nous permettent de fournir un niveau comparable de protection avec les tierces parties.

  3. Nous avons élaboré des politiques et pratiques pour assurer la mise en oeuvre de cette Politique, incluant :
    1. des procédures qui régissent la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation, la protection et l'exactitude des renseignements personnels;
    2. des procédures qui analysent les nouvelles initiatives pouvant affecter les renseignements personnels;
    3. des procédures afférentes à la réception et à la transmission de réponses aux demandes et aux plaintes;
    4. des procédures pour donner aux individus l'accès aux renseignements personnels qui les concernent ainsi que le droit d'y apporter des corrections, s'il y a lieu; et
    5. la formation de nos employés et la communication d'information au sujet de nos politiques et pratiques.

Détermination des fins de la collecte de renseignements

L'objectif de cette Politique est d'aider nos clients à comprendre les procédures que nous avons mises en place quant à la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation, la protection et l'exactitude des renseignements personnels que nous recueillons et gérons. Cette Politique prévoit un équilibre entre le droit fondamental d'un client à la vie privée et notre besoin de recueillir, utiliser et/ou divulguer de l'information à des fins commerciales légitimes.

Nous précisons les fins auxquelles nous voulons recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels concernant un client avant la collecte de renseignements ou au moment de celle–ci, et recueillons les renseignements nécessaires aux fins déterminées seulement, et à aucune autre fin.

  1. Nous recueillons des renseignements personnels sur nos clients aux fins suivantes :
    1. pour évaluer la demande de crédit d'un client et son admissibilité au crédit;
    2. pour la gestion du dossier et l'administration, notamment, du crédit, de la facturation, du recouvrement et du service;
    3. procéder aux vérifications de références nécessaires pour aider les candidats dans leur recherche d'emploi;
    4. pour le marketing et la promotion de services offerts aux clients ou aux candidats; et
    5. pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires

  2. Nous préciserons au client, verbalement, électroniquement ou par écrit, les fins établies, avant ou au moment de procéder à la collecte des renseignements personnels. Sur demande, les personnes recueillant en notre nom des renseignements personnels concernant les clients ou candidats fourniront les explications nécessaires quant aux fins déterminées ou dirigeront la personne concernée vers l'un de nos employés, pour qu'il explique les fins visées.

  3. Conformément aux exigences de la loi, nous informerons le client de toutes nouvelles fins d'utilisation ou de communication des renseignements personnels le concernant, avant de procéder à une telle utilisation ou divulgation.

Consentement

Nous ne ménageons aucun effort pour nous assurer que les clients sont bien informés des fins auxquelles leurs renseignements personnels seront utilisés et divulgués. Nous obtenons le consentement du client pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi l'autorise ou l'exige.

  1. Nous obtenons le consentement du client pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, principalement sous la forme d'une demande de crédit ou d'un formulaire de reconnaissance et consentement. Nous pouvons demander le consentement par d'autres méthodes, telles que des formulaires d'inscription électroniques, formulaires d'évaluation, télécopies, courriers électroniques et conversations téléphoniques avec nos employés ou agents. La forme du consentement, qu'il soit explicite ou implicite, verbal ou écrit, peut varier selon les circonstances et le type de renseignements, y compris le caractère sensible des renseignements.

  2. En règle générale, nous obtiendrons le consentement pour l'utilisation et/ou la communication des renseignements personnels au moment de la collecte des renseignements. Dans certaines circonstances, il se peut que nous obtenions le consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser ou de les divulguer, notamment si nous voulons utiliser les renseignements à des fins non précisées antérieurement au client.

  3. Les clients sont libres de retirer en tout temps leur consentement pour toute autre fin déterminée, sous réserve des restrictions de nature juridique et/ou contractuelle et d'un préavis raisonnable. Les clients peuvent contacter l'une ou l'autre de nos succursales pour se renseigner sur les conséquences d'un tel retrait.

    Les exemptions au consentement comprennent notamment :
    • Les renseignements contenus dans la déclaration d'un témoin dont l'utilisation est nécessaire pour traiter la déclaration d'un sinistre;
    • Les renseignements produits dans le cadre d'un emploi (produit de travail).

Limitation de la collecte

La collecte de renseignements personnels sera strictement limitée aux fins stipulées dans cette Politique. Les renseignements seront recueillis à juste titre et de façon licite.

Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Nous n'utilisons ni ne divulguons les renseignements personnels à de fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que le client y consente ou que la loi l'autorise ou l'exige.

Transfert et communication de renseignements personnels

  1. Nous ne vendons aucun des renseignements personnels qui nous sont fournis par un client.

  2. Nous pouvons communiquer des renseignements personnels, après obtention du consentement d'un client, aux tierces parties suivantes :
    1. à nos filiales et sociétés du même groupe, à des fins d'administration et de gestion des dossiers;
    2. à des agences d'évaluation du crédit de consommateur et/ou aux institutions financières pour échanger des détails sur tout crédit consenti à un client;
    3. aux agents, mandataires, ou personnes employées par nous ou sous contrat avec nous, dans l'exercice en notre nom de leurs fonctions commerciales raisonnables, incluant, sans s'y limiter, la gestion des dossiers et l'administration;
    4. à une autorité publique ou l'agent d'une autorité publique si, de notre avis raisonnable, il semble y avoir un danger imminent à la vie ou à la propriété, qui pourrait être évité ou minimisé grâce à la divulgation des renseignements;
    5. en rapport avec une fusion d'entreprise, consolidation ou la vente de tous ou la plupart de biens, ou d'autre changement fondamental d'entreprise; et
    6. tel que la loi l'exige.

Les exemptions à la limitation de la communication peuvent inclure :

  • Les renseignements requis aux fins de communiquer avec le parent le plus proche ou un représentant autorisé d'une personne blessée, malade ou décédée.
  • Les renseignements requis pour l'exercice de fonctions de police (la communication sans consentement de renseignements requis à des fins de fonctions de police et d'application de la loi, ou a une institution gouvernementale, sera faite à condition que l'autorité légitime ait été identifiée).

Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire ou pertinente pour les fins déterminées; tel que la loi l'exige; lorsque les renseignements personnels ont servi à prendre une décision au sujet d'un client, suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'accéder à l'information pendant une période de temps raisonnable, après la prise de décision; et lorsque les renseignements personnels font l'objet d'une requête ou d'une contestation du client, suffisamment longtemps pour permettre au client d'épuiser tout droit de recours en vertu de la loi.

Exactitude

Nous veillons à maintenir les renseignements personnels aussi précis, complets et à jour que l'exigent les fins déterminées, afin de réduire au minimum la possibilité d'utilisation de renseignements erronés au sujet d'un client.

  1. Nous mettons à jour les renseignements personnels concernant un client à mesure qu'ils nous sont rendus disponibles par le client, et seulement si les fins auxquelles ils sont destinés l'exigent.

  2. clients ou leurs agents ont la responsabilité de nous informer des changements relatifs aux renseignements personnels qui sont nécessaires à la réalisation des fins déterminées, notamment, sans s'y limiter; changement de nom ou adresse, numéro de téléphone, renseignements bancaires, etc.

  3. Nous n'actualiserons pas systématiquement les renseignements personnels d'un client, à moins qu'un tel processus ne soit nécessaire à la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis.

Mesures de sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels de nos clients par des mesures de sécurité appropriées au caractère sensible des renseignements personnels.

  1. Nous protégeons les renseignements personnels des clients (quel que soit le format sous lequel ils sont conservés) contre la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification, au moyen de mesures de sécurité appropriées, qui comprennent :
    1. des mesures physiques; par exemple des classeurs verrouillés, l'accès restreint aux bureaux, des cartes d'accès, des procédures de déchiquetage, etc.;
    2. des mesures administratives; par exemple la formation du personnel, l'accès sélectif sur une base de « besoin de savoir », une politique de signature/escorte des visiteurs, la gestion de la confidentialité – officier, vérifications de la conformité en matière de protection de la vie privée, entente de confidentialité, etc.;
    3. des outils technologiques; par exemple l'utilisation de mots de passe et de pare–feu, les pratiques de postes de travail à distance, etc.

  2. Nous rappelons périodiquement à nos employés l'importance de préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels de nos clients, et limitons leur accès aux renseignements personnels de nos clients à l'information qu'ils ont besoin de connaître dans le cadre de leurs fonctions, et pour réaliser les buts identifiés.

  3. Nous supprimons et détruisons avec soin les renseignements personnels de nos clients, afin d'empêcher l'accès à l'information par des parties non autorisées.

Nous protégeons également l'information confidentielle de nos clients. Il est entendu que les candidats placés par Quantum en affectation temporaire chez nos clients peuvent avoir accès à des renseignements de nature confidentielle pour accomplir les tâches qui leur sont confiées. Quantum exige que chaque candidat signe une entente de confidentialité avant son affectation chez l'un ou l'autre des clients de Quantum.

Transparence et accès individuel aux renseignements

Sauf en des circonstances prévues par la loi, à la réception d'une demande écrite, nous donnerons aux clients accès à nos banques de renseignements personnels les concernant et un compte rendu de l'usage et de la divulgation qui en sont faits

  1. Les clients peuvent se renseigner et demander l'accès à leurs renseignements personnels en notre possession, en remplissant et transmettant une demande de renseignements personnels à notre siège social. Tout client ou candidat qui fait une demande relative à nos banques de renseignements personnels doit être aussi précis que possible en ce qui a trait à l'information faisant l'objet de sa demande.

  2. Nous donnerons suite aux demandes de communication de renseignements personnels des clients au plus tard dans les trente (30) jours (la « période de notification ») suivant la réception d'une demande écrite. Il se peut que nous prolongions la période de notification d'une période additionnelle de trente (30) jours dans le cas où :
    1. une réponse à l'intérieur de la période de notification interférerait déraisonnablement à nos activités;
    2. il serait impossible d'effectuer les consultations nécessaires pour donner suite à la demande à l'intérieur de la période de notification;
    3. il est nécessaire de supprimer les renseignements personnels au sujet d'une tierce partie, l'information professionnelle de nature délicate ou confidentielle au sujet de Quantum, ou toute autre information que Quantum doit supprimer, tel qu'il est permis selon la loi; ou
    4. s'il est déterminé que les renseignements personnels que Quantum détient sont inexacts ou incomplets : nous apporterons alors les modifications ou les annotations appropriées aux renseignements.

  3. Nous répondrons à chacune de ces demandes :
    1. sans frais pour le client en ce qui concerne l'accès; ou
    2. à un coût minimal pour le client en ce qui concerne l'accès, dans quel cas nous fournissons au client ou au candidat une évaluation du coût approximatif à l'intérieur de la période de notification. Suivant la réception de l'évaluation, le client doit nous aviser à l'intérieur de la période de notification, s'il ou elle désire poursuivre la demande. Si le client ne nous avise pas à l'intérieur de la période de notification de son désir de poursuivre la demande, nous considérerons alors la demande retirée.

  4. Dans notre réponse à la demande de communication de Renseignements personnels d'un Client ou d'un Candidat, nous informerons le Client si nous détenons ou non des Renseignements personnels à son sujet, et dans la mesure du possible, nous :
    1. déclarerons la source des renseignements;
    2. fournirons au client un compte rendu de l'usage que nous avons fait ou qui est fait de ses renseignements personnels;
    3. fournirons au client une liste des organisations auxquelles nous avons, ou avons pu, divulguer des renseignements personnels le concernant.

  5. Si un client réussit à démontrer que ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous ferons les modifications nécessaires, telles que requises. Le cas échéant, les renseignements modifiés seront transmis aux tierces parties ayant accès aux renseignements en question. Si une contestation n'est pas résolue à la satisfaction du client, nous prendrons note du fond de la contestation non résolue. S'il y a lieu, l'existence de la contestation non résolue sera transmise aux tierces parties ayant accès aux renseignements en question.

Quantum peut refuser l'accès aux renseignements personnels si les renseignements ont été générés dans le cadre d'un processus formel de résolution de différend.

Possibilité de porter plainte

Nous avons des méthodes en place nous permettant de recevoir et donner suite aux contestations ou plaintes d'un client au sujet du traitement de ses renseignements personnels ou de cette Politique et de notre observation de cette Politique.

  1. Les clients qui ont d'autres questions à poser au sujet de leurs renseignements personnels ou qui désirent contester notre conformité aux principes de cette politique, peuvent contacter notre officier à la confidentialité par écrit, à l'adresse ci–dessous :

    Officier à la confidentialité
    Les Services de Gestion Quantum ltée
    2000, avenue McGill College
    Bureau 1800
    Montréal (Québec) H3A 3H3

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes déposées par écrit. Si l'enquête révèle qu'une plainte est fondée, nous prendrons toutes les mesures correctives pertinentes, y compris, au besoin, la modification de nos politiques et pratiques.

NORME – Déclaration et avis aux intéressés d'une atteinte aux mesures de sécurité

Quantum déclarera au Commissaire toute atteinte importante aux mesures de sécurité ayant trait à des renseignements personnels dont elle a la gestion, en tenant compte de facteurs tels que le degré de sensibilité des renseignements personnels en cause, le nombre de personnes.impliquées, et si la cause de l'atteinte dénote un problème d'ordre systémique ou une défaillance de sécurité.

Quantum avisera les personnes intéressées de toute atteinte aux mesures de sécurité présentant un « risque réel de préjudice grave ». L'avis sera donné le plus tôt possible après confirmation qu'il y a eu atteinte.

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